Toimitilojen etsiminen alkaa yleensä ihan käytännön tarpeista. Yrityksen liiketoiminta on muuttunut, kasvanut ja kehittynyt, joten olemassa olevat toimitilat eivät enää palvele yritystä parhaalla mahdollisella tavalla.
Toimitilan vuokraamisen vaiheet, tutustu
Klikkaa suoraan sinua kiinnostavaan osioon tai käy ne läpi järjestyksessä.
• Alkutilanne
• Suunnittelu
• Kartoittaminen
• Mahdolliset tilamuutokset
• Muuttajan muistilista
1. Alkutilanne
Toimitilan vuokraaminen käynnistyy ajatustasolla esimerkiksi näin: saatat aloittaa selailemalla suoraan toimitiloja vuokraavien yritysten verkkosivuja, jossa on tarjolla erityyppisiä tiloja tai tutustumalla johonkin pelkästään toimitiloihin erikoistuneeseen verkkopalveluun, jossa on esillä useiden toimitiloja vuokraavien yritysten tarjontaa eri puolilla Suomea. Vaihtoehtojen kirjo on valtava, mikä on hyvä juttu, mutta relevanttien ehdokkaiden etsiminen yksin voi olla aikamoinen työsarka.
Voit myös olla liikkeellä keskustassa tai kaupunginosan palvelukeskittymässä ja kiinnittää huomiota ”Vuokrataan toimitilaa” -mainoksiin kiinteistöjen ikkunoissa. Mietit, että sopisikohan tuo? Vai sittenkin tuo tila yrityksellesi? Jos olet jo verkostoitunut alueesi yrityskentän toimijoihin, kyselet ehkä tuttaviltasi vinkkejä hyvistä toimitiloista ja vuokranantajista. Siinä samalla jatkat aktiivisesti tutustumista potentiaalisiin toimitiloihin verkkoympäristöissä.
Toimitila-aihe pyörii useimmiten mielessä hyvissä ajoin ennen kuin toimitilojen vuokraaminen muuttuu konkreettisiksi stepeiksi, jonka lopputulema on se, että yrityksen osoitteenmuutos on tosiasia.
Vielä muuttamaton toimitila odottaa uutta yritystä. Ajattelitko ehkä jotakin tällaista? Huomaathan, että blogikirjoitus jatkuu kuvan alla.
Toimitilojen vaihtamiseen pätevät niin ikään samat perusperiaatteet kuin aivan tavalliseen arjen muuttoon. Samankaltaisuutta on esimerkiksi siinä, että kaikki on helpompaa ensimmäisen muuttokokemuksen jälkeen, kun tietää mihin asioihin kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota, jotta kaikki hoituu sujuvasti.
Yrityksen toimitilojen siirtyminen muualle on tietysti huomattavasti monitahoisempi asia, sillä siihen liittyy enemmän huomioitavaa ja muuttuvia tekijöitä. Yksinkertaistettuna se on silti ”arjen” muutto, toki suuremmassa kokoluokassa – tai näin se ainakin on hyvä itselleen myydä, niin välttää ylimääräisen muuttostressin. Sellaista kun useimmilla meistä on joskus ilmassa.
Suhtaudu positiivisesti asiaan! Viisihenkinen toimistotiimi tekee varsinaisen muuton jopa reilussa puolessa päivässä, jos muutetaan saman kaupungin sisällä esimerkiksi alle sataneliöisiin toimitiloihin. Totta kai tilanne on erilainen, jos yrityksen toimiala on sellainen, että sillä on tuotantojärjestelmiä, järeitä laitteita tai muuta suurempaa kalustoa – ja uusi osoite käsittää vaikka tuhansien neliöiden toimitilakokonaisuuden.
Muuttopalveluita tarjoavan yrityksen puoleen kääntyminen onkin suotavaa, jos puhutaan vähänkin suuremman yrityksen muuttologistiikasta. Olipa yrityksen kokoluokka mikä tahansa, tilanteessa auttaa aina hyvä ennakkosuunnittelu ja huolellisen tilasuunnittelun tekeminen etukäteen. Muuton yhteydessä on luontevaa tehdä myös mahdolliset työergonomiset parannukset.
Lisäneliöt tulevat tarpeeseen, jos itsensä työllistäminen tai kevytyrittäjyys on johtanut siihen, että liiketoiminta on kasvanut ja tarvitaan muun muassa lisää työvoimaa. Blogikirjoitus jatkuu kuvan alla.
2. Suunnittelu
Jos toimitilojen vuokraaminen pyörii enemmän tai vähemmän yrityksen tulevaisuuden suunnitelmissa, aloita suunnittelu käymällä ajatuksella läpi seuraavat poiminnat.
• Toimitilan vuokra-aika – mille aikavälille tarvitset tiloja?
• Vuokrasopimuksen sisältö + mahdolliset lisäpalvelut
• Jos sinulla on jo toimitilat, millainen on niiden irtisanomisaika? Entä tulevien?
• Tilojen räätälöintimahdollisuudet yritystoiminnallesi
• Onko vuokranantaja valmis toteuttamaan muutoksia liiketoiminnan tarpeisiisi?
• Toimitilan yhteydestä/lähistöltä löytyvät autopaikat ja pysäköintitilat
• Onko tulevien toimitilojen lähistölle tulossa suuria remontteja?
• Logistiikka ja kulkuyhteydet
• Mikä on toimitilojen käyttötarkoitus?
• Arvioi, kuinka kauan toimitilat vastaavat tarpeitasi: onko viisasta ottaa aluksi pienemmät tilat ja vuokrata myöhemmin suuremmat?
• Tarvitsetko kylmää tai lämmintä varastotilaa vai sekä että?
• Toimitilojen skaalautuvuus – lisätilojen saatavuus (toimisto-, liike-, tuotanto-, varasto- ja aputilat)
3. Kartoittaminen
Jos olet uusi yrittäjä tai et ole aiemmin joutunut pohtimaan yrityksen toimitiloihin vuokraamiseen liittyviä käytännön asioita, saattaa toimitilojen etsiminen ilman asiantuntija-apua olla turhauttavaa ja ennen muuta työlästä. Usein helpompi polku onkin se, että ottaa suosiolla toimitilojen kartoittamiseen heti alussa hyvän yhteistyökumppanin. Asiantuntijaksi kannattaa pyytää alan yritystä, jolla on kokemusta, näkemystä ja ymmärrystä eri toimialojen liiketoiminnasta ja kattava ammattitaito toimitilojen vuokraamisessa.
Valintaa helpottaa huomattavasti ammattilainen, joka kuuntelee ja auttaa sinua soveltuvan tilan etsimisessä niillä kriteereillä, jotka olet hänelle kertonut. Ennen uusien toimitilojen valintaa on järkevää huomioida myös henkilöstön tarpeet. Työntekijöiltä on hyvä kysellä avoimesti hyvissä ajoin, millaisia toiveita heillä on uusien toimitilojen suhteen.
Yksi parhaimmista menetelmistä onnistuneeseen toimitilavalintaan on se, että käy – jos mahdollista – henkilöstön tai ainakin muutamien avainhenkilöiden kanssa tutustumassa tuleviin toimitiloihin rauhassa. Keskeinen juju tässä on se, etteivät ainoastaan ylimmät esimiehet käy katsastamassa tiloja, ja henkilöstölle uusista toimitiloista kerrotaan vain ilmoitusluontoisena asiana, vaan että mukana on vähintään yksi eri töitä tekevien ihmisten tarpeet kattavasti ymmärtävä henkilö.
Työn täytyy kuitenkin olla tuottavaa, joten puitteet työn tekemiselle on hyvä olla kunnossa monessakin mielessä. Tässä yhteydessä täytyy muistuttaa aiemmasta blogikirjoituksestamme, jossa syvennyttiin toimitilan sisustamiseen.
Tutustumiskäynnillä itse tila ja sitä lähellä sijaitsevat palvelut hahmottuvat konkreettisemmin! Paikan päällä vuokranantajan kanssa on hyvä ottaa puheeksi mieltä askarruttavat asiat, ammattilainen kyllä osaa vastata kysymyksiin. Blogikirjoitus jatkuu tämän kuvan alla.
4. Mahdolliset tilamuutokset
Toimitiloissa, joihin olet muuttamassa, on saattanut olla useammankin eri toimialan yritys ennen omaa yritystäsi. Mikäli toimitilat eivät ole aivan niitä uusimpia kaupungissa, on yleistä, että toimitiloissa saattaa olla hiukan laitettavaa ja ehostettavaa. Pinnat kuluvat käytössä, se on aivan tavallista. On hyvä muistaa, että vastikään valmistuneet toimitilat ovat kyllä viimeisen päälle, mutta se näkyy sitten vuokrankin hinnassa.
Lisäksi moni yritys haluaa tiloista itsensä näköiset. Yrityksen autoissa ja työvaatteissa voi olla vihreää, joten esimerkiksi neuvotteluhuoneen seinien tapetteihin halutaan samaa väriä. Joustava toimitilojen vuokranantaja suostuu tällaiseen. Monet heistä ovat valmiita tekemään vuoksesi myös pientä pintaremonttia: esimerkiksi vaihtamaan mahdollisesti repsottavia listoja, korjaamaan huonosti toimivan sälekaihtimen, tekemään kevyen väliseinän tai muokkaamaan hieman taukohuonetta. Parhaimmat toteuttavat joustavasti toimitiloihin myös isompia muutoksia (esimerkiksi oviaukkojen suurentaminen logistiikkaa varten) ja muokkaavat tiloja yrityksesi liiketoimintaan paremmin soveltuviksi.
Kun vuokraa toimitilat, on hyvä ennakoida myös sitä, että niissä on laajentumisen varaa. Merkittävä lisätilan tarve voi tulla jopa vuodenkin sisällä. Blogikirjoitus jatkuu kuvan alla.
“Menestys on uskalluksen lapsi”, kuten Benjamin Disraeli totesi aikanaan. Rohkeudesta on kyse tässäkin asiassa. Kysy suoraan toimitiloja vuokraavalta ammattilaiselta, suostuisiko vuokranantaja tekemään pienet muutokset tai tulemaan ainakin vastaan kustannuksissa. Yrityksenne kohdalta vastineeksi voi tarjota esimerkiksi sitoutumista pitempään vuokra-aikaan. Sillä, kuten työelämän ulkopuolellakin, varma ja pitkäaikainen vuokranmaksaja on kysytty asiakas yritysmaailmassa.
Yleisesti voi sanoa, että joustavuus on vahva signaali hyvästä vuokranantajasta. Kun vuokranantajan ja vuokralaisen välillä on heti alusta lähtien hyvä keskusteluyhteys ja vuorovaikutus toimii molemmin puolin, yrityksen arjen pyörittäminen on helpompaa. Ammattitaitoa on nimenomaan se seikka, että vuokranantaja on aidosti valmis palvelemaan toimitila-asiassa yrityksesi tarpeita ja auttaa sinua löytämään sopivat puitteet. Toimitiloihin erikoistuneesta asiantuntijasta on apua toimitilojen etsimisessäkin, jota käsiteltiin jo ylempänä tässä blogikirjoituksessa.
5. Huolehdittavaa ennen muuttamista – muuttajan muistilista
Kun toimitilan vuokraus alkaa siirtyä käytäntöön asti, tutustu vielä tässä alapuolella olevaan muuttajan muistilistaan. Siinä on tärkeitä yksityiskohtia. Löydät tästä aiheesta myös erillisen blogikirjoituksen. Vilkaise se vaikka tämän lukuhetken jälkeen.
• Aloita muuton suunnittelu ajoissa
• Mieti muuton ajankohta
• Informoi henkilöstöä hyvissä ajoin
• Käy tutustumassa toimitiloihin henkilökunnan kanssa etukäteen
• Ilmoita toimitilamuutoksesta asiakkaille ja sidosryhmillesi
• Tarvitsetko muuttovakuutusta?
• Suunnittele muuton logistiikka, tilaa tarvittaessa muuttopalvelu
• Ilmoita yrityksen uusi osoite kaupparekisteriin – yrityksestäsi on oltava joko posti- tai käyntiosoite kaupparekisterissä
• Pitääkö muuton yhteydessä lisätä vartiointia?
• Tarvitsetko erillistä sähkösopimusta vai voiko nykyisen sopimuksesi siirtää?
• Nettiliittymät ja muut tekniset asiat
• Pitääkö toimitiloihin tehdä pientä remonttia tai suurempaa muokkausta, onko vuokraaja valmis auttamaan muutoksissa?
• Ilmoita osoitteenmuutos Postiin
• Jos olet tilannut perinteisiä lehtiä, ilmoita uudet yhteystiedot heille
• Päivitä uudet osoitetiedot tarpeeksi ajoissa kaikkiin online-tileihin (jossa asiakasprofiili)
• Ilmoita uudesta osoitteesta yritysverkostolle: esimerkiksi BusinessOulu ja Oulun kauppakamari
• Muista päivittää yrityksen uusi osoite paikallisiin yrityshakemistoihin
• Kenen asiakkaana olet? Muista tehdä laskutustietojen muutokset
Lisää asiaa toimitiloista
Jos toimitilan vuokraaminen on yrityksellesi ajankohtaista, löydät toimitiloihin liittyvää asiaa myös aiemmista blogikirjoituksistamme.
Muistilista halli- ja varastotilan vuokraamiseen
Vinkit toimistotilan vuokraajalle
Asiaa toimitilojen joustavuudesta
Lataa ilmainen toimitilan vuokraajan opas
Sijaintivaihtoehdoksi Teollisuustie?
Oulun kaupunginosista toimitilan yritystoimintaa varten voi vuokrata esimerkiksi Haukiputaalta. Varsinainen yrityskeskittymä löytyy Teollisuustieltä Ukonkaivoksen teollisuusalueella, jonne on näppärä poiketa moottoritieltä tutustumiskäynnille. Siellä on monipuolisia tilavaihtoehtoja sinunkin yrityksellesi.
Keskustan palvelut, lentokenttä ja satamayhteydetkin ovat myös sujuvien etäisyyksien päässä. Teollisuustiellä ja sen läheisyydessä on tarjolla myös muita yrityksen liiketoiminnan pyörittämisen kannalta keskeisiä palveluita.
Teollisuustielle on kehittynyt lisäksi monipuolinen ja innovatiivinen yritysten rypäs, joka tarjoaa luontevasti synergiaetuja. Samassa kiinteistössä toimivan naapuriyrityksen kanssa voi löytyä molempien asiakkaita kiinnostava yhteispalvelu, joka tarjoaa vastustamattoman yhdistelmän.
Teollisuustien mahdollisuuksista saat helposti lisätietoja toimitilojen vuokraamisen ammattilaisilta, Potentialin henkilökunnalta.
Teollisuustie tarjoaa houkuttelevan sijainnin eri toimialojen yrityksille. Kiinteistöön on keskittynyt runsaasti eri alojen toimijoita. Blogikirjoitus jatkuu kuvan jälkeen.
Käy katsomassa, millaisia yrityksiä toimitiloissamme on
Potential Toimitilat Oy:llä on vuokrattuna tällä hetkellä toimitiloja suunnilleen 35 000 neliömetrin edestä. Toimitilavalikoimaa on 15–4000 neliömetrin välillä, joten toimitilaa tarvitseville vuokralaisille on tarjolla monipuolisia vaihtoehtoja tilojen puolesta: pienimmillään yksittäisiä työhuoneita, suurimmillaan jopa tuhansien neliöiden suuruisia kokonaisuuksia, jotka pitävät sisällään erilaisia tiloja. Ota yhteyttä toimitilojen vuokraamisen ammattilaisiin.
Millaista sitten on olla vuokralla hallinnoimissamme toimitiloissamme? Siitä parhaiten osaavat kertoa tietenkin vuokralaisemme, jotka edustavat eri toimialojen yrityksiä. Toivomme, että saat ideoita niistä harkitessasi omalle yrityksellesi, organisaatiollesi tai yhdistyksellesi sopivaa toimitilaa. Piipahda myös YouTube-kanavallamme, sieltä löydät vuokralaisistamme videoesittelyjämme.
Tutustu joihinkin vuokralaisistamme täällä
Tästä pääset YouTube-kanavallemme
Potentialin kautta
• Tuotantotiloja
• Toimistotiloja
• Yhdistelmä- ja monitiloja
• Liiketiloja
• Varastotiloja
• Kombitiloja
• Myytäviä toimitiloja
Lopuksi vielä lämmin kiitoksemme, että luit laajan blogikirjoituksemme. Toivomme, että siitä oli apua toimitilan vuokraukseen liittyen.