Yrityksen osoitteenmuutos – muuttajan muistilista

Moni Oulun alueen yritys tai alueelle muualta tuleva toimija suunnittelee toimitilojen vaihtamista. Muutto on syytä toteuttaa vaihe vaiheelta.

Toimitilan vaihtaminen saattaa aiheuttaa yrityksessä stressiä varsinkin siinä vaiheessa, kun muutto alkaa konkretisoitua ja olla ajankohtainen. Joku pohtii, kuinka toiminta lähtee käyntiin ja järjestyy kun toimitilat vaihtuvat? Yrityksen osoitteenmuutos on merkittävä muutos arkeen, olipa kyseessä sitten toimisto-, liike-, tuotanto- tai varastotilan tai niiden yhdistelmän vaihtaminen. Huolta on huomattavasti vähemmän, kun aloittaa valmistautumisen hyvissä ajoin ja suunnittelee muuton huolellisesti etukäteen.

Lukaise ensin oheinen muistilista. Siinä on tärkeitä pointteja, joista on todennäköisesti apua toimitiloja vaihtavalle ja muuttoa suunnittelevalle yritykselle. Alempana blogissa on lisää pohdintaa liittyen yrityksen osoitteenmuutokseen.

Muistilista toimitiloja vaihtavalle yritykselle

  • Aloita muuton suunnittelu ajoissa
  • Mieti muuton ajankohta
  • Informoi henkilöstöä hyvissä ajoin
  • Ilmoita muutosta asiakkaille ja sidosryhmillesi
  • Tarvitsetko muuttovakuutusta?
  • Suunnittele muuton logistiikka, tilaa muuttopalvelu tarvittaessa
  • Ilmoita yrityksen uusi osoite kaupparekisteriin – yrityksestäsi on oltava joko posti- tai käyntiosoite kaupparekisterissä
  • Pitääkö muuton yhteydessä lisätä vartiointia?
  • Tarvitsetko erillistä sähkösopimusta vai voiko nykyisen sopimuksesi siirtää?
  • Nettiliittymä ja muu tekniikka
  • Pitääkö toimitiloihin tehdä pientä remonttia, onko vuokraaja valmis auttamaan muutoksissa?
  • Ilmoita osoitteenmuutos Postiin
  • Jos olet tilannut lehtiä, ilmoita uudet yhteystiedot heille
  • Päivitä uudet osoitetiedot tarpeeksi ajoissa kaikkiin online-tileihin (jossa asiakasprofiili)
  • Ilmoita uudesta osoitteesta yritysverkostolle: esimerkiksi BusinessOulu ja Oulun kauppakamari
  • Muista päivittää yrityksen uusi osoite paikallisiin yrityshakemistoihin
  • Kenen asiakkaana olet? Muista tehdä laskutustietojen muutokset
  • Käy tutustumassa toimitiloihin henkilökunnan kanssa etukäteen

Tiedota uusista toimitiloista

Eräs tärkeimmistä asioista on tiedonkulku ja se missä vaiheessa kellekin tiedon muutosta kertoo. Ensin on syytä aloittaa omasta henkilöstöstä ja sanoa heille asiasta hyvissä ajoin. Usein info vaihtuvista toimitiloista herättää työntekijöissä positiivista pöhinää ja uutinen otetaan hyvin vastaan. Se on hyvä muistaa, että työntekijöidenkin näkökulmasta yrityksen toimitilojen vaihtuminen herättää ajatuksia esimerkiksi siitä, löytyykö toimitilojen yhteydestä ja läheltä parkkipaikkoja ja millainen on vaikkapa julkinen liikenne.

Eikä toimitilojen sijainnin tarvitse välttämättä olla keskustassa. Henkilöstökin saattaa arvostaa keskustan ulkopuolista sijaintia. Esimerkiksi arviolta 20 minuutin ajomatkan päästä Oulun keskustasta on tarjolla runsaasti erilaisia toimitiloja, niitä on esimerkiksi Haukiputaalla, Oulunsalossa ja Kiimingissä. Valikoimaa riittää yksittäisistä työhuoneista todella laajoihin tilakokonaisuuksiin – pinta-alaa löytyy siten sekä pienen että suuren yrityksen tarpeisiin. Ja kohtuullisen etäisyyden päässä toimitiloista on useassa tapauksessa myös kattavia palveluita, kuten kauppoja, posti- ja logistiikkapalveluita, auditorio, kokoustiloja ja -palveluita, lounaspaikkoja, työterveyspalveluita, liikuntapaikkoja ja muuta arkea sujuvoittavaa. Keskustan ulkopuolella toimitiloista maksettava vuokrakin on huomattavasti kohtuullisempi.

Toimitilojen vaihtumisesta on ehdottomasti ilmoitettava asiakkaille ja sidosryhmille – ensimmäisenä erityisesti kaikille niille, jotka ovat tottuneet asioimaan yrityksen kanssa ja vierailleet yrityksen toimisto-, liike-, tuotanto- tai varastotiloissa tai monitilakokonaisuudessa usein. Heille asiasta voi kertoa henkilökohtaisesti ajatuksella: toimintamme kasvaessa/kehittyessä vaihdamme toimitiloja, jotta voimme palvella sinua entistäkin paremmin.

Vaihtuvat toimitilat: muuton logistiikka ja ajoitus

Muuton logistiikkaan on syytä paneutua kunnolla. On kaksi täysin eri asiaa, jos muuttava yritys on pieni pk-yritys ja toimistotilat vaihtuvat hieman suurempiin toimistotiloihin kuin jos osoitetta vaihtaa suuri organisaatio, jolla on liike-, tuotanto- ja varastotiloja sekä esimerkiksi tuotantoon tarkoitettuja laitteita ja koneita tai huomattava varasto raaka-aineita, osia ja komponentteja. Sekin pitää miettiä, toteuttaako muuton henkilöstön kanssa. Sopiiko kaikille, että pidetään yhteiset muuttotalkoot ja yritys tarjoaa esimerkiksi ruoat. Vai onko sittenkin helpompi, että käännytään suosiolla ammattitaitoisen muuttofirman puoleen – jo turvallisuudenkin takia. Ja entäpä se muuttovakuutus! Monella yrityksellä on usein arvokkaita työvälineitä, kalustoa ja laitteita.

Muuton ajoituskin mietityttää. Yrityksen toiminnan kannalta loogisin vaihtoehto lienee toteuttaa muutto mahdollisimman hiljaisena ajankohtana, silloin asioihin ehtii paneutua ja yrityksen toiminta ei nilkuta muuton takia. Kukaan tuskin haluaa muuttohärdelliä keskelle kuuminta sesonkia, jolloin kaikilla on koko ajan kiire. Muutto vain aiheuttaisi ylimääräistä kaaosta. Tietysti mitä pienempi firma ja kevyempi kalusto, sen mutkattomampaa muutto uuteen osoitteeseen ja vaihtuviin toimitiloihin on, joten sen voi toteuttaa lyhyelläkin aikajänteellä. Pienehköstä toimistotilasta tai liiketilasta muutto toiseen osoitteeseen on yleensä aika vaivatonta. Riippuen toki toimialasta pieni yrittäjä saattaa joutua siirtämään ainoastaan työpöydän, työtuolin, läppärin ja kahvinkeittimen. Suuremman yrityksen ja organisaation täytyy miettiä muuton logistiikkaa kokonaisvaltaisemmin, sillä laitteiden ja työvälineiden siirtäminen voi olla suurikin urakka.

Mukava tapa on huomioida yrityksen työntekijät ja vierailla tulevissa toimitiloissa henkilökunnan kanssa. Muutos otetaan vastaan paremmin, kun toimitiloihin on tutustuttu ennakkoon. Esittelyyn voi ottaa mukaan myös toimitiloja vuokraavan asiantuntijan, joka osaa nostaa esiin oleellisia seikkoja kohteesta.

Joustavasti muutoksia uuteen osoitteeseen

Toimitiloissa (jotka eivät ole aivan uudenkarheita) saattaa olla pientä fiksattavaa. Yrityksen toiminnan vuoksi saattaa toimitilan oviaukkojakin joutua suurentamaan, etenkin jos kyseessä on liike-, tuotanto- tai varastotila.

Jos tilat vaikuttavat muuten sopivilta, jopa ideaalilta oman yrityksen toimintaan, pienistä muutostarpeista ei tarvitse huolestua liikaa. Ennen muuttoa kannattaa kysyä rohkeasti toimitiloja vuokraavalta yritykseltä, suostuisiko vuokranantaja tekemään muutoksia tai tulemaan ainakin vastaan kustannuksissa. Omalta kohdalta vastineeksi voi ehdottaa vaikka sitoutumista pitempään vuokra-aikaan.

Joustavuus kertoo hyvästä vuokranantajasta. Hän on silloin aidosti valmis palvelemaan yritystäsi toimitila-asiassa ja haluaa auttaa löytämään liiketoiminnallesi sopivat puitteet. Hyvä vinkki on, että toimitiloihin erikoistuneesta asiantuntijasta on apua myös itse toimitilojen kartoitusprosessissa, joten asian ammattilaiseen kannattaa olla yhteydessä.

Vapaat tilat Ota yhteyttä

Käytämme sivustollamme evästeitä paremman käyttäjäkokemuksen tarjoilemiseen, kävijäliikenteen analysoimiseen, sisällön persoinointiin ja mainosten kohdentamiseen. Jatkamalla sivuston käyttöä hyväksyt evästeiden käytön. Tutustu tietosuojaselosteeseemme.