Toimistotilat, älä unohda vuokrauksessa näitä seikkoja

Mitä etua on esimerkiksi siitä, että toimistotilat sijaitsevat muualla kuin ydinkeskustassa. Blogimme herättää ajatuksia toimitilojen vuokraamiseen liittyen.

Olet mitä ilmeisimmin etsimässä toimistotilaa yrityksellesi, kun olet saapunut lukemaan tätä blogijulkaisua. Hienoa, olet saapunut oikeaan paikkaan. Tämän kerran blogipostauksessa keskitymme vertailemaan erilaisten toimistotilojen hyviä ja huonoja puolia ja lisäksi pohdimme nykyaikaisten toimistotilaratkaisuiden toimivuutta.

1. Toimistotilojen sijainti

Toisinaan sijainti keskustan alueella voi olla etu – toisinaan haitta. Sillä että yrityksen toimistotilat sijaitsevat aivan ydinkeskustassa on puolensa; kahvilat ja ravintolat ovat lähettyvillä, julkisen liikenteen hyödyntäminen on helppoa ja lounaspaikkoja on useita. Miinustekijänä saattaa hyvinkin olla se, että ruuhka-aikoina liikkuminen tiloihin on huomattavan työlästä ja niin työntekijöiden kuin asiakkaidenkin voi olla haastavaa kulkea niihin, jos parkkipaikkoja on tarjolla kovin vähän tai liikenteen on tapana jumittaa säännöllisesti tiettyinä aikoina.

Jos ydinkeskustasta ei löydy parkkitilaa ja kaikki työntekijät kulkevat autolla, kulkeminen työmaalle on todennäköisesti helpompaa ydinkeskustan ulkopuolella, jossa liikenneruuhkat ovat vähäisemmät ja moottoriteitä kulkeminen nopeampaa ja joustavampaa. Siksi toimistotilojen saavutettavuus saattaakin olla huomattavasti paremmalla tolalla, kun ne sijaitsevat keskustan ulkopuolella – usein parkkitilaakin on tarjolla runsaammin. Pian siitä kiittelevät niin työntekijäsi kuin asiakkaasi ja arki rullaa kaikilla paremmin.

Keskusta-alueella sijaitsevilla toimitiloilla on yleensä se positiivinen juttu, että palvelut ovat helposti saatavilla. Lisäksi yrityksen imagolle ja tunnettuudelle voi olla hyödyksi, että ollaan näkyvillä keskeisellä paikalla ja toimitaan ihmisten keskellä. Keskustan ulkopuolisella sijainnilla taas on monesti sekin etu, että toimistotilan vuokra on selvästi edullisempi kuin keskustan huippukalliit neliömetrit. Itse asiassa tarkemmin miettiessä saatko sittenkin lopulta enemmän vastinetta rahoillesi, kun valitset toimistotilasi muualta kuin kaupungin sydämestä.

Ja kannattaa muistaa, että tarvittavat palvelut voivat silti sijaita aivan tarpeeksi lähellä, vaikkei yritys toimisikaan varsinaisessa palvelukeskittymässä kaupungin keskustassa. Toimistotilojen lähellä saattaa hyvinkin sijaita kauppoja, posti- ja logistiikkapalveluita, kokoustiloja ja -palveluita, lounaspaikkoja, työterveyspalveluita, liikuntapaikkoja ja muita palveluita, vaikkei toimittaisikaan ihan ydinkeskustassa. Sitä paitsi usein riittää vallan mainiosti, että palvelut ovat kohtuullisen lähellä. Toisille toimistoille voi sopia keskitetty lounasravintola – toisille ei. Eri ravintolat voivat tarjota vaihtelua, mutta toisaalta taas keskitetty lounasravintola on nopea, helppo ja yleensä myös kukkarolle edullinen vaihtoehto.

2. Toimistotilojen koko ja joustavuus

Mitä sitten kannattaa ottaa huomioon ennen kuin lähtee vuokramaan toimistotilaa pelkkien omien mieltymystensä pohjalta? Mitä vuokrattaessa jää usein huomioimatta ja millaisilla toimistoratkaisuilla tiloista saadaan toimivat ja viihtyvät toimiston kaikille työntekijöille?

Koon puolesta valinnanvaraa riittää, sillä tarjonta alkaa yksittäisistä työhuoneista ja päättyy suuriin avokonttoriratkaisuihin. Pienimmillään vuokrattava kohde voi siis olla vaikka yksi toimistohuone, suurimmillaan useiden satojen neliömetrien suuruinen toimistotilakokonaisuus tai jopa vieläkin suurempi.

Tärkeää on myös, että toimistotila on muokattavissa eri käyttötarkoituksiin ja siihen on yhdistettävissä helposti myös muita tarpeellisia tiloja, esimerkiksi hiljainen työskentelytila tai neuvottelutila palavereihin. Joustavuus onkin kovaa valuuttaa sopivan toimistotilan etsintäprosessissa.

Mieti siis, millaiseen yritystoimintaan ja tarkoitukseen haussa oleva toimistotila tulee ja millaisissa työtehtävissä siellä työskentelevät ihmiset työskentelevät? Jos kyseessä on avokonttori, kannattaa huomioida, että hiljaista työskentelytilaa kaipaavat työntekijät saavat työskennellä omassa tilassaan tai että heille löytyy tiloista niin sanottuja ”hiljaisia huoneita”, jonne voi vetäytyä tekemään töitä silloin, kun kaikenlainen taustamelu on keskittymiselle vahingollista.

3. Yrityksen toimiala ja toimiston erilaiset käyttötarkoitukset

Toimistotilan valintaan vaikuttaa yrityksen kokoluokan lisäksi myös tietysti se, mikä on yrityksen toimiala. Yksityisyrittäjä, joka tarjoaa, vaikka konsulttipalveluja, saattaa pärjätä mainiosti yhdessäkin työhuoneessa, kauneus- ja hyvinvointipalveluihin erikoistunut toimija taas tarvinnee muutaman huoneen toimistokokonaisuuden. Kun taas voimakkaassa kasvussa oleva pk-yritys haluaa suuremmat toimitilat jo yrityksen tulevaisuuttakin ajatellen – eli sellaiset toimistotilat, joissa on tarpeeksi kasvunvaraa. Monelle ratkaiseva asia toimitilan valintapäätöksessä on, että tila tukee kasvavan yrityksen liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Mietittäessä sopivaa toimitilaa mielessä saattaa pyöriä, kuinka edustavat uudet tilat ovat. Jos yrityksellä käy runsaasti asiakkaita tai muita vieraita, on hyvä että toimistotilat ovat edustavat ja niitä kelpaa esitellä ylpeydellä vaikka suuremmallekin porukalle. Ei kannatakaan koskaan unohtaa vetovoimatekijöiden merkitystä!

4. Erilaiset näkökulmat

Entä millainen tunnelma tiloissa on? Se millainen tila on, vaikuttaa myös työntekijöidesi viihtyvyyteen ja jopa tuottavuuteen. Ennen uusien toimitilojen valintaa onkin hyvä huomioida henkilöstön tarpeet, voit kysäistä työntekijöiltäsi vaikka ennakkoon, millaisia toiveita heillä on uusien toimitilojen suhteen. Toimistotilat on syytä valita huolella, niin että eri näkökulmat ja kaikkien mielipiteet on huomioitu. Ja kannattaa myös ajatella yrityksen tulevaisuutta toimistotiloja vuokratessa – onhan toimitiloissa esimerkiksi tarpeeksi kasvunvaraa yrityksen kehittymistä silmällä pitäen.

Kun olet nyt vierailemassa verkkosivuillamme, tutustu samalla monipuolisiin ja joustaviin toimistotilavaihtoehtoihimme – valikoimissamme on myös erilaisia liike-, tuotanto- ja varastotiloja. Kysy meiltä tarvittaessa lisää. Haluamme auttaa sinua yrityksellesi soveltuvan tilaratkaisun etsinnässä ja valinnassa.

5. Resurssit toimistotilojen hakuun?

Vapaiden toimistotilojen etsiminen saattaa olla työläskin urakka, sillä se voi viedä huomattavasti yrityksen aikaa ja syödä arvokkaita resursseja. Varsinkin kun lopulliseen päätökseen vaikuttavat monet tekijät.

Eräs etsimistä helpottava seikka on, että valitsee sellaisen toimistotiloja tarjoavan kumppanin, joka kuuntelee tarpeitasi ja auttaa sinua soveltuvan tilan etsimisessä. Oikean tilan löytäminen on helpompaa, kun vaihtoehtoja kartoittaa mukana kokenut toimitilojen vuokraamiseen erikoistunut toimija.

Yhdessä sopivan vaihtoehdon valitseminen on varmasti ennen kaikkea vähemmän stressaavaa. Kumppani kun usein osaa jo ehdottaa sinulle valmiiksi hyvin sopivia vaihtoehtoja, kun hän on kuunnellut ensin, millaisia tarpeita etsimäsi toimistotilan tulee täyttää. Lopulta parhaan tilaratkaisun löytäminen saattaa olla yllättävänkin mutkatonta.

Toimisto keskustan ulkopuolelta:

-Kahviloita ja ravintoloita ei voi vaihdella mielensä mukaan

-Julkisen liikenteen saatavuus on paikkakohtaista, eikä sitä ole aina saatavilla

+ Keskustan ulkopuolella toimitilojen vuokrat ovat halvempia

+ Parkkitilaa on paremmin ja se on halvempaa

+Työmatkat autolla sujuvat yleensä joustavammin ja nopeammin

+ Toimitiloissa tai niiden läheisyydessä on usein järjestetty työpaikkaruokala, joissa ruokailu on nopeaa ja suhteellisen edullista

+ Keskustan ulkopuolella toimitilojen vuokraaminen on usein joustavampaa, koska kilpailu tiloista ei ole niin suuri

+Keskustan ulkopuolella sijaitsevista toimistorakennuksista löytyy usein keskitetty lounasravintola, joka tarjoaa nopean ja helpon lounaspaikan työntekijöille

Toimisto keskustan alueella:

+ Kahvilat ja ravintolat ovat lähettyvillä ja lounaspaikkaa voi vaihdella helposti

+ Julkisen liikenteen hyödyntäminen on helppoa

+ Imagollisesti kaupunkisijainti voi joidenkin toimialojen kohdalla olla parempi vaihtoehto

-Työpaikalle saapuminen autolla on usein hidasta ja hankalaa